Juel Marketing & Kommunikation

Optimer dine PowerPoint slides

I indlægget ’Den perfekte PowerPoint præsentation’ beskrev jeg, hvordan din præsentations formål bør styre indhold i dine slides. Er du samtidig bevidst om, at de er en visuel støtte – og ikke en krykke, er du godt på vej. Du har taget stilling til:

  • Behov for tekstmængde
  • Hvordan din grafik skal fungere (som underholdning, fakta, argumentation m.v.)

Skal dine slides overholde et firmadesign, er det selvfølgelig det, der gælder. Men har du selv indflydelse på det grafiske udtryk, vil jeg beskrive de vigtigste elementer, du skal have styr på, så dine slides støtter din præsentation optimalt. Til sidst får du et par tips til at optimere dine slides trods dit firmas forudbestemte slidedesign.

 

Logo

Skal der være logo på alle slides? Her er meningerne delte:

’Grafiske eksperter’ anbefaler, at logo vises på din titel slide – og den afsluttende, men på de øvrige kan den udelades med argumentet om, at hvis dine tilhørere efter titel sliden ikke ved, hvem der præsenterer, er dit problem ikke det manglende logo. Uden logo får du mere plads til indhold – til grafisk at understøtte din præsentation.

’Business eksperter’ anbefaler, at logo medtages på alle slides, så der aldrig er tvivl om, hvilket firma der er afsender og har rettighed over indholdet. Derfor er logo typisk integreret i alle firmadesignede slides. Skal logo med på alle slides, bør det fylde minimalt og placeres nederst eller øverst til højre, så det forstyrrer mindst muligt – undtagen på titel slide og den afsluttende, hvor det kan placeres mere fremtrædende.

 

Baggrund

Valg af baggrund kan være afgørende for gode eller dårlige slides. Hvilken farve skal baggrunden have? Skal der være et farveforløb fra lys til mørk? Skal den have et mønster – eller andre designelementer?

 

Moden skifter
Gennem 1990’erne var den blå baggrund dominerende – sandsynligvis fordi slidedesign videreførte de kendte farver fra fotodias (hvid og gul skrift på blå baggrund), som bl.a. PowerPoint og Keynote programmerne udkonkurrerede. Med flere designmuligheder fulgte andre kraftige baggrundsfarver, farveforløb og skabeloner med mønstre, streger og figurer til at indramme indholdet.

I 00’erne skete en modreaktion, og baggrundsfarverne forsvandt – eller blev lysnet meget. En trend der fortsat holder. Den hvide eller lyse baggrund er nem at bruge, og indhold bliver tydelig uden nødvendigvis at dominere. Modsat vil en rød eller blå baggrund ofte tiltrække opmærksomhed – også når formidleren ikke ønsker det. Endelig kan slides udskrives, uden at farveprinteren hele tiden løber tør for blæk eller pulver (et argument, der har større betydning, end man umiddelbart ville tro).

 

Temaer
PowerPoint tilbyder mange forskellige ’designtemaer’, der viser, at optimalt baggrundsdesign ikke kan sættes på formel. Vurdering er absolut subjektiv. Alligevel bør du overveje følgende anbefalinger:

  • Vælg en lys baggrund. Suppler evt. med sort eller anden baggrundsfarve for effekt – ses ofte hvis tekst skal fremhæves (citat eller statement)
  • Brug kun mønster eller designelementer, hvis det er eller relaterer til firmadesignets ’femte element’
  • Undgå at bruge foto som baggrund – det vil ofte forstyrre indhold med fx sammenfald i farve (se også afsnit om fotos)
  • Opbyg baggrund, så du har mest mulig uforstyrret plads til indhold
  • Udelad sidefod i præsentationen. Den er kun relevant i handouts

 

Skrift

Teksten er et bærende element for dine slides – også selv om du er god til at minimere mængden af tekst. Og dit valg af skrifttype, -størrelse og -farve påvirker i høj grad tilhørernes oplevelse.

 

Skrifttype
I PowerPoint kan du vælge rigtig mange skrifttyper til dine slides. Så et par enkle regler kan hjælpe dig:

  • Typerne kan opdeles i skrift med fødder (fx Times New Roman, Garamond) og såkaldt ’sans’ skrifter uden fødder (fx Arial, Verdana). Typer med fødder opfattes som troværdige, men gammeldags. Typer uden fødder er mere moderne og lettere at læse – og er mest benyttet på slides
  • Typer med og uden fødder fylder forskelligt i bredden – også inden for egen kategori, og visse skrifter er mere uformelle i deres udtryk. Mest kendt er typen ’Comic Sans’, der både er elsket og hadet – og mest kendt for invitationer til børnefødselsdage, festsange eller opslag med ’sofa til salg’. Du skal vælge en skrifttype, der passer til det image du – eller dit firma – har, og som passer til din præsentation. Et kendt eksempel på overraskende (forkert) valg af skrifttype på slides var, da CERN i 2012 præsenterede deres opdagelse af Higgs-partiklen med netop Comic Sans på deres videnskabelige slides.
  • Hold dig til én skrifttype – alternativ højst 2 typer, begge med eller uden fødder.
  • Populære ’sans’ skrifttyper til slides er: Arial, Verdana, Myriad og Tahoma.

 

Skriftstørrelse
Skriftstørrelsen på slides hænger naturligvis også sammen med mængden af tekst. Der er mange meninger om skriftstørrelse på slides. Det vigtigste er, at tilhørerne kan læse teksten, og at størrelsen har den ønskede virkning. For stor skrift kan også give indtryk, at man råber. Guy Kawasaki, tidligere Apple ansat, har en sjov anbefaling til rette skriftstørrelse: ”Divider alderen på firmaets ældste investor med 2”.

 

Skriftfarve
Skriftfarven skal have stor kontrast til baggrunden. Ofte vil farven tage udgangspunkt i firmaets farver. Undgå at bruge komplementærfarver: Brug aldrig blå på orange baggrund, grøn på rød – eller omvendt. Kontrasten er meget lav, og farverne blandes på afstand. Ofte er sort eller mørk grå på hvid eller meget lys baggrund, det sikre valg.

I Danmark er 8 % af danske mænd og 0,5-1 % af danske kvinder farveblinde, hvoraf rød-grøn blindhed er mest udbredt. Det betyder, at det næsten er umuligt for denne gruppe at skelne mellem farverne rød, grøn og brun. Endnu en god grund til at undgå komplementærfarver.

 

Punktopstilling

Punktopstillinger eller ’bullets’ er nærmest synonym for kedelige præsentationer. Ikke mindst pga. slides der bruges som manuskript, der læses op – punkt for punkt, slide efter slide. De såkaldte ’suislides’ – eller som det også er udtrykt: ”Guns don’t kill people. Bullets do…”. Metoderne kendt som Guy Kawasaki, Takahashi og Zen er udviklet for at undgå slides med ’bullets’ og til at fremme visuelle udtryk, der fokuserer på præsentationens budskaber med mindst mulig tekst.

Hvis det giver mening at bruge punktopstillinger, bør du kun formulere et-linjers ’overskrifter’ – og med så få ord som muligt. Underpunkter skal undgås, hvis muligt. Som formidler bør du huske på, at en punktopstilling kun er et ’skelet’ af nøgleord, og det stiller krav til selve præsentationen, for at de huskes. Overvej altid om en figur eller illustration kan erstatte punktopstillingen. Svaret vil oftest være ja.

 

Power ord

Du er bevidst om vigtigheden af at begrænse tekstmængden på dine slides. Din tekst bør derfor primært bestå af nøgleord for at understøtte dine budskaber. Når du har power ord – altså ord, som du gerne vil have tilhørerne til at huske, kan du gennem layout sikre dig, at disse ord får en særstatus på dine slides. Ordene kan gøres større – meget større, eller fremhæves med en kontrastfarve eller særlig skrifttype.

Ved at kombinere dette skriftlayout med et foto eller illustration, kan sliden blive meget effektfuld. Der er dog også en risiko for, at sliden kan blive for rodet, og jeg anbefaler, at dette layout kun benyttes få gange i en præsentation.

 

Fotos

Fotos virker. Skal en stemning, handling, eller et udtryk huskes af tilhørerne, er et velvalgt foto et sikkert virkemiddel. 90 % af den information vi husker er visuel. Fotos kan købes i databaser på internettet, fra få kroner til flere tusinde kr. stykket. Der findes også baser, der tilbyder gratis fotos, visse til fri afbenyttelse – og andre, hvor fx fotografens navn skal nævnes. Du kan også bruge egne fotos.

Uanset hvilke fotos der benyttes, skal du have styr på ophavsret. Det kan blive dyrt, hvis du offentligt bruger et foto uden at have købt retten til det eller har fået lov. Pas derfor på med at kopiere direkte fra en Google søgning. Det kan også sende et forkert signal at bruge et ’ulovligt’ foto. Et eksempel var en slide fra en stor erhvervsorganisation, hvor et foto var overstreget af et hvidt diagonalt kryds, og navnet på fotodatabasen stod centralt i diskrete hvide versaler. Det er et ’beskyttende’ lag, der afslører, at formidler ikke har købt retten til at bruge fotoet.

Fotos kan bruges på mange måder. Her er at par anbefalinger til overvejelse:

  • Brug ensartede fotos i hele præsentationen. Fx samme farvetone eller kun sort-hvide fotos
  • Vurder om fotos skal være realistiske – eller opstillede som fx håndtryk foran verdenskort
  • Vælg evt. tematiske fotos – fx kun fotos af dyr eller sjove fotos
  • Vælg fotos med rolig baggrund, hvis tekst skal integreres

Det vigtigste råd er, at du bør vælge fokus på dit foto med omhu. En tættere beskæring af dine fotos vil ofte have stor effekt på dine slides. Unødig ’billedstøj’ fjernes og giver dine slides et mere rent udtryk.

 

Film

At bruge film eller video i en præsentation er i rivende udvikling. På Youtube.com er millioner af klip tilgængelige, og med din smartphone kan du nemt optage og redigere enkle videooptagelser i acceptabel kvalitet.

Skal du vise dit produkt eller instruere i brug af det – og fx inkludere speak i videoen, kan en mere professionel optagelse være en fornuftig investering, der løfter dit udtryk og dermed styrker dit brand.

Video har stor troværdighed, og vil næsten altid virke overbevisende. Et eksempel var en præsentation, hvor en ny konstruktion betød, at en reaktor kunne åbnes og serviceres på under 5 minutter fremfor det eksisterende design, hvor samme handling tog mindst 30 minutter. Tilhørerne lyttede høfligt, men med en vis skepsis. Indtil formidleren afspillede en video, der viste manøvren på den nye konstruktion i fuld længde. De 5 minutter havde en fantastisk effekt. Al skepsis var væk, og tilhørernes spørgsmål handlede bagefter kun om pris og mulighed for levering.

Ovenstående eksempel er undtagelsen. Normalt anbefales kun at bruge korte videoer i en præsentation – højst 2 minutter og helst under 1 minut. For lange videoer vil ødelægge præsentationens momentum og overtage fokus fra formidleren. Husk, at PowerPoint kun skal understøtte formidlerens præsentation.

Endelig kræver video i slides, at formidleren har helt styr på den tekniske afvikling af video inkluderet i slides. At formidler har sikret sig, at afvikling ikke kræver en wi-fi forbindelse, der ikke fungerer pga. manglende password eller et link, der er dødt. Eller at formidler ikke fumler med musen for at starte og slukke videoen. Hvis det er muligt – gem altid videoen lokalt på din computers harddisk.

 

Figurer og illustrationer

I det fleste præsentationer skal information underbygges med data, sammenhænge forklares og muligheder beskrives. Til formålet vælges typisk standardfigurer, grafer og skemaer fra regneark eller PowerPoints figurskabeloner.

Bruger du disse figurer, skal du først og fremmest lære at ændre farver, skriftstørrelse på akser og tilpasse stregtykkelser, så de passer til firmaets farver og øvrige grafiske udtryk. Vigtigst er, at du som formidler viser data med fokus på den information, du vil kommunikere. Det kan du gøre ved at fremhæve eller kun vise nøgletal. Eller med særlig farve eller animation vise din pointe på grafen, lagkage-figuren eller en kolonne i et skema. Vær også her særlig opmærksom på, at farveblinde ikke kan skelne mellem rød, grøn og brun på grafer eller lagkage-figurer.

Vurder kritisk om dit valg af graf/diagram/figur er den visuelt bedste måde at vise din pointe. Hold dine slides så enkle som muligt, og vis aldrig et skema eller tabel med ordene: ’I kan nok ikke læse, hvad der står, men nederste linje viser at …’

 

Illustrationer

Som med fotos kan illustrationer med få streger erstatte mange ord og hjælpe tilhørerne med at huske dine budskaber. Egne illustrationer kan anbefales. Ikonagtige tegninger kan de fleste lære (få inspiration på Youtube.com), og de vil give dine slides et personligt præg. Som med fotos kan du også finde illustrationer i ’fotodatabaserne’ på internettet. Ulempen er, at det kan være svært at finde flere tegninger i samme stil. Husk at regler for ophavsret også gælder for illustrationer.

Undgå at bruge de gode gamle Screen Beans og andet standard clipart. De er nemlig ’gamle’, udslidte og uoriginale. Dine slides vil ligne noget, man har set før – mange gange.

 

Animation og overgange

Kort og godt: Brug kun animation, hvis det hjælper med at skabe fokus – eller fremhæver en pointe. Ellers er animation og overgange kun effekter, der i bedste fald stjæler opmærksomhed fra formidleren – og i værste fald irriterer tilhørerne.

Den klassiske ’fald-i-søvn’-effekt er punktopstillinger, hvis indhold afsløres et punkt ad gangen. Til sidst stirrer tilhørerne kun tomt op på sliden for at gætte, hvor mange punkter der er tilbage på sliden.

Som overgang fra en slide til den næste er den helt enkle ’klip’ (appear) det sikre valg.

 

Format

For at være godt forberedt, skal en formidler også forholde sig til den tekniske afvikling af PowerPoint præsentationen. Bliver slides vist på et lærred fra en ’gammel’ projektor, der kun viser 4:3 skærmformat – eller er det en nyere model, der også kan klare 16:9. Seneste udvikling er, at mødelokaler i dag har udskiftet projektor og lærred med fladskærme, der typisk gør sig bedst i 16:9 format.

Vil du være optimalt forberedt har du altid forberedt 2 versioner af dine slides: En i både 4:3 og 16:9 format. Husk det er ikke nok bare at ændre format af en eksisterende præsentation fra 4:3 til 16:9. Tekstfelter flyttes, og der er risiko for at fotos og figurer ’strækkes ud’ vandret.

 

Optimer trods firmadesign

Skal dine slides overholde et forudbestemt firmadesign, vil skabelonerne ’indramme’ og begrænse dine muligheder for at optimere det grafiske udtryk: Logo, placering af overskrifter, skrifttyper og -størrelse, baggrundsfarve og evt. et grafisk designelement (’det femte element’) er fastlagt for at sikre, at alle firmapræsentationer ensrettes for at øge firmaets genkendelighed.

Men ved at følge en række af dette indlægs anbefalinger, kan firmaslides stadig opfylde det afgørende formål: At fungere som visuelt hjælpemiddel, så tilhørerne bedre kan huske dine budskaber.

  1. Begræns tekst til det absolut nødvendige. Udlever kun kopi af særlige handout slides – aldrig af dine præsentation slides
  2. Brug fotos fra firmaets fotodatabase, hvis en sådan findes – men vurder om du med fordel kan beskære dem ift. din information. Det gælder, især hvis du selv finder fotos
  3. Brug altid figurer og illustrationer i firmaets udvalgte farver, så de passer med den øvrige grafik
  4. Minimer brug af punktopstillinger – hellere flere slides med foto eller relevant grafik
  5. Vis og fremhæv data/information der er relevant for dine budskaber. Undgå ulæselige tabeller, dokumenter mv.

Da slidesene skal understøtte din præsentation, er det værd at overveje, om du kan tilføje noget personligt, så de passer til din stil. Det skal naturligvis gøres med respekt for firmaets tone-of-voice, da en slide ALTID vil kunne opfattes som et officielt dokument. Også selv om, der står strengt fortroligt på dem, og de ikke bliver udleveret. Måske har en tilhører fotograferet sliden med sin mobiltelefon.

 

På slidejagt

Du har nu fået en række tips til, hvordan dine PowerPoint slides kan optimeres grafisk, men ’det optimale udtryk’ vil løbende forandre sig. Derfor vil min afsluttende anbefaling være, at du holder dig opdateret og lader dig inspirere.

Lær af de bedste og find inspiration blandt populære præsentationer. Vælg det, der passer til dig og din præsentationsstil. Inspirationen finder du på slideshare.com, som er en global database for præsentationer. Disse slides er dog lavet til at give mening uden en formidler – hvilket betyder, at de typisk vil have mere tekst end ved en live præsentation.

På Youtube.com kan du finde videoer med eksempler på slides og PowerPoint præsentationer. Både de gode, og dem der kunne trænge til en grafisk optimering.



Skriv en kommentar